6 Chìa khóa cho Yêu cầu Đề xuất Trung tâm Cuộc gọi Hiệu quả (RFP)

6 Chìa khóa cho Yêu cầu Đề xuất Trung tâm Cuộc gọi Hiệu quả (RFP).
Điều chỉnh tài liệu RFP của trung tâm liên lạc của bạn để chọn đối tác hoàn hảo cho các mục tiêu cụ thể của bạn.
Khi công ty của bạn phát triển, việc mở rộng hoạt động của trung tâm cuộc gọi thương hiệu của bạn là rất quan trọng để duy trì tiêu chuẩn cao về dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, quá trình lựa chọn đối tác thuê ngoài không phải là một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn sẽ cần bắt đầu bằng cách đưa ra một yêu cầu đề xuất, hoặc RFP, thể hiện rõ tất cả các yêu cầu và mong đợi của bạn một cách rõ ràng và súc tích.
Tài liệu này sau đó có thể hướng dẫn quy trình của bạn hướng tới một quan hệ đối tác tối ưu đạt được mục tiêu của bạn.
Nếu bạn chưa quen với quy trình RFP trong bối cảnh thuê ngoài trung tâm liên lạc hoặc chỉ đơn giản là tìm kiếm một hướng dẫn để cải thiện thực tiễn của bạn, đây là sáu bước để tận dụng tối đa quy trình RFP của trung tâm cuộc gọi của bạn và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng:
RF Một RFP cần nói rõ tất cả các yêu cầu và mong đợi của bạn một cách rõ ràng và súc tích.
  • Biết nhu cầu của riêng bạn 

Trước khi bạn bắt đầu tạo RFP của trung tâm liên lạc, hãy phản ánh chính xác những gì bạn muốn từ các dịch vụ của trung tâm cuộc gọi, đặc biệt nếu đây là bước đột phá đầu tiên của bạn vào gia công phần mềm.
Khi bạn xác định các thách thức và mục tiêu duy nhất cho tổ chức của mình, bạn sẽ có thể phát triển RFP phản ánh nhu cầu của thương hiệu của bạn và đặt kỳ vọng rõ ràng ngay từ đầu.
Kiểm tra số liệu, thực hành đào tạo, lời chứng thực của khách hàng và các điểm dữ liệu khác để phát triển sự hiểu biết thấu đáo về hoạt động của bạn.
  • Tìm hiểu về đối tác

Vì không có hai công ty gia công nào giống nhau, nên bạn cần phải đánh giá kỹ lưỡng mọi đối tác tiềm năng để tương thích.
Như Lieber và Cộng sự khuyến nghị, bạn nên sẵn sàng đi sâu vào triết lý điều hành, thông tin nhân viên và quản lý của đối tác tiềm năng, cũng như các chi tiết về lịch sử hợp tác liên quan và nghiên cứu trường hợp.
Đừng giữ lại khi bạn động não các câu hỏi và mối quan tâm cho các đối tác tiềm năng - quá trình kiểm tra sức khỏe nên được toàn diện về bản chất.
  • Nhớ nói chuyện công nghệ

Khách hàng ngày nay giữ kỳ vọng cao về dịch vụ và trung tâm cuộc gọi của bạn phải được trang bị công nghệ mới nhất để tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng và lòng trung thành với thương hiệu. Một phần đáng kể của RFP của bạn nên được dành riêng cho các yêu cầu công nghệ, từ các kênh hỗ trợ đến các công cụ nâng cao như phân tích giọng nói.
TechTarget liệt kê 10 xu hướng công nghệ trung tâm cuộc gọi tiên tiến mà bạn nên giữ trong khi thực hiện yêu cầu chào giá - ngay cả khi chỉ để đảm bảo đối tác tương lai của bạn nắm vững những phát triển mới nhất.
  • Cung cấp dữ liệu phù hợp:

Để chuẩn bị một đề xuất phản ánh đúng yêu cầu chương trình của bạn, khối lượng lịch sử và tăng trưởng trong tương lai là những điểm dữ liệu quan trọng cần xem xét. Các trung tâm liên hệ tìm kiếm khối lượng liên lạc theo kênh, theo ngày và theo khoảng thời gian và quan tâm đến các chương trình khuyến mãi và các mẫu theo mùa thường được hiển thị ở cấp độ hàng tháng. 
Sử dụng thời gian xử lý trung bình theo loại tương tác giúp phát triển hồ sơ nhân sự. Giờ hoạt động cũng rất quan trọng để đảm bảo bảo hiểm đầy đủ. 
Phạm vi bảo hiểm này là cần thiết để cung cấp các mức dịch vụ mà bạn sử dụng để đo lường doanh nghiệp của bạn.

Chi tiết về Trung tâm cuộc gọi RFP
Thông tin chi tiết và dữ liệu rất cần thiết khi xây dựng một trung tâm cuộc gọi RFP.
  • Đừng quên văn hóa

Quản lý lực lượng lao động, chi tiết giải pháp và công nghệ có xu hướng chiếm vị trí trung tâm trong phát triển RFP. Tuy nhiên, người ta không được bỏ qua thành phần quan trọng của văn hóa khi tìm kiếm người bạn đồng hành trung tâm cuộc gọi lý tưởng của bạn.
Bạn muốn một đối tác là một phần mở rộng tự nhiên của hoạt động của bạn để thúc đẩy sự hỗ trợ khách hàng chất lượng, nhất quán mà thị trường mong đợi từ thương hiệu của bạn.
Theo Tom Laird, CEO của Tập đoàn Tiếp thị Tương tác Expivia, điều này có nghĩa là ưu tiên đào tạo, nhấn mạnh vai trò chuyên dụng và thúc đẩy một môi trường vui vẻ. Và, tất nhiên, hãy chắc chắn ghé thăm đối tác tiềm năng của bạn để có được cảm nhận thực sự về văn hóa nội bộ của họ.
  • Nhấn mạnh sự hợp tác

Khi bạn tham gia hợp tác với một tổ chức dịch vụ trung tâm cuộc gọi , bạn sẽ muốn đảm bảo rằng công ty đã sẵn sàng thực hiện một cách tiếp cận dựa trên nhóm linh hoạt cho các mục tiêu của bạn.
Hãy sáng tạo trong RFP của bạn bằng cách đặt ra các câu hỏi và kịch bản giả định sẽ buộc các nhà cung cấp phải suy nghĩ vượt ra ngoài và chứng minh rằng họ sẵn sàng cùng nhau đạt được mục tiêu của bạn.

Bài viết liên quan

Bài đăng phổ biến từ blog này

300 người thoát khỏi điếc, câm nhờ cấy ốc tai điện tử

3 Chiến lược tiết kiệm thời gian và hiệu quả nhất để quảng bá nội dung blog

Hướng dẫn tạo blog của bạn trong 9 bước đơn giản

nguyên nhân khiến trẻ nôn mửa sau khi uống sữa mẹ

Ốm nghén hoặc buồn nôn thường xuyên vào buổi sáng

Viết blog ở đâu tốt nhất? Sau đây là 5 nền tảng viết blog tốt nhất

Uống Cafein Khi Mang Thai

bà bầu có nên đi chùa không?

Kỹ sư chiến đấu Việt Nam về thứ ba tại International Army Games

Bệnh viện đa khoa 700 giường mở tại tỉnh Sóc Trăng